Sección Gestiòn y Calidad

Una única fuente de la verdad, análisis visual de las fuentes de datos en tiempo real

CURSO DE ESPECIALIZACIÓN FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS INMOBILIARIOS

Análisis visual de las fuentes de datos en tiempo Real

Automation and optimisation concept, business process workflow development

Colaboración: Jeancarlo Durán Maica MBA, CCP™, PMP®, EVP™

La inteligencia de negocios (BI) y analítica de datos proporciona a los responsables de la toma de decisiones una representación visual del desempeño de sus proyectos que hace que los datos sean más fáciles de digerir, entender y de actuar. Encontrar las formas adecuadas de compartir y comunicar la información de manera eficaz es crucial para lograr los objetivos de cualquier proyecto.

Por tanto, la inteligencia de negocios se convierte en un punto esencial para que los equipos de gestión puedan realizar una evaluación precisa del rendimiento de la organización. El uso de las herramientas BI y su conexión a tiempo real con las bases de datos de origen de la información ha demostrado ser una de las formas más eficaces de reunir y brindar una única fuente de verdad de manera oportuna para el equipo del proyecto y/o la organización en general.

Este artículo fue publicado en la Edición 306 Junio – Julio 2020 con el auspicio de las siguientes empresas

Los mayores beneficios que este sistema de reportabilidad ofrece son:

  • Menos tiempo trabajando en informes provisionales que solo se usan una vez (Excel, Word, PPTs, etc.)
  • Reducción significativa de tiempo embelleciendo hojas de cálculo
  • Dramática reducción del correo electrónico para el envío de datos de entrada y para distribución de los reportes.
  • Una visualización de datos clara y potente que agiliza el proceso de toma de decisiones (fácil de entender y digerir).
  • Visualizaciones pre-fabricadas de alto impacto que disminuyen el esfuerzo y facilitan la comunicación clara de indicadores.
  • Paneles de control interactivos (filtros y botones), disponibles 24×7 y conectados directamente a la fuente de datos en tiempo real
  • Integración con plataformas colaborativas como MS Sharepoint o MS Teams que permiten embeber el reporte en una sola herramienta.
  • Provee una única fuente de verdad al equipo de proyecto. Seguridad de estar viendo las cifras correctas y la versión adecuada del reporte.
Vista de pantalla de la plataforma Microsoft Teams integrada con el reporte Power BI.

Caso de Estudio: Transpennine Route Upgrade (TRU) – Reino Unido

En el contexto de hacer una propuesta robusta y completa mediante la creación de dashboards interactivos disponibles 24/7, este nuevo modelo de reportabilidad se implementó en el Proyecto Transpennine Route Upgrade (TRU) en el Reino Unido. Este proyecto ferroviario, destinado a mejorar el sistema de transporte que conecta las ciudades de Manchester y York en Inglaterra, cuenta con una inversión estimada en £4.3 B a ser culminada en 10 años. Por su naturaleza y complejidad (un recorrido de ruta mayor a 70 kilómetros con diversas oficinas satélites dispuestas a lo largo de la ruta), el equipo de proyecto requería una estructura de reportabilidad flexible y colaborativa, que disminuya el uso de información no controlada viajando por correo electrónico.

Transpennine Route Upgrade Project.

Para tal efecto, esta nueva arquitectura de reportabilidad provee al equipo de control de Proyectos de TRU de diferentes formas de establecer una conexión directa entre la herramienta BI y las diferentes bases de datos SQL de origen (SAP, Primavera P6, ProjectWise, etc.) y los servicios en la nube (OneDrive, Sharepoint, Google Drive, etc.), evitando así información temporal viajando por correo. El objetivo fue crear un flujo de trabajo de reportabilidad que eluda el sufrimiento de utilizar distintos formatos de captura de la información (hojas de cálculo provisionales, presentaciones PPTs, archivos en Word, etc.) y que permita actualizar automáticamente el contenido consultando directamente a la base de datos de origen.

Asimismo, los reportes en Power BI se integraron y embebieron directamente en plataformas colaborativas de la suite de Microsoft, como es el caso de MS Teams o MS Sharepoint, ofreciendo el acceso al reporte 24×7 a todo el equipo de proyecto. De esta forma, se evitó la necesidad de instalar software de visualización intermedios (Power BI) para el consumo de los reportes, entregando así mayor valor para el usuario final.

Este modelo de reportabilidad se ha convertido en el nuevo estándar de reportabilidad para el control de Proyectos en TRU y ha sido bien recibido a lo largo de toda la organización, con miras a implementar este nuevo sistema en todos los proyectos en el Reino Unido. Más aun, el nuevo estándar de reportabilidad ha llamado la atención de toda la comunidad de control de proyectos en Europa, siendo que este caso de estudio será presentado en ingles en uno de los eventos más importantes de la industria, el Project Control Summit 2020 el dia 22 de junio por el Ing. Jeancarlo Duran Maica.

Nuevo estándar de reportabilidad en control de proyectos.

Lecciones aprendidas

Una de los mayores desafíos de implementar un nuevo sistema de reportabilidad y promover la transformación digital dentro de la organización es, sin duda, la resistencia al cambio.

Esta resistencia es inherente a toda realidad y proyecto, y debe ser abordada, en nuestra opinión, a través de un enfoque centrado en el usuario final que va a recibir los beneficios del nuevo sistema. Se debe tomar en cuenta sus expectativas y sus propias limitaciones (tiempo adicional que va a demandar adaptarse a una nueva tecnología) para poder ofrecer una propuesta de valor.

En ese sentido, el Proyecto TRU centro su atención en acelerar esta adaptación al evitar software intermedio (como Power BI) y centrar su propuesta en integrar el nuevo sistema de reportabilidad a software ya adherido a la cultura de la organización (como MS Teams). Este fue un punto crucial para el éxito en la implementación del nuevo sistema, ofreciendo mayor valor para el consumidor final del reporte.

Project Control Summit 2020 – Caso de Estudio.

Jeancarlo Durán Maica

Jeancarlo es un líder de control de proyectos, planificación y PMO. Con experiencia en proyectos ferroviarios, civiles, mineros y de construcción, cuenta con experiencia en la dirección de grandes equipos y la configuración de control de proyectos en América del Sur y Europa.
Jeancarlo ha sido fundador de AACE International en Perú en el 2013 y ha formado parte de la Junta Directiva de AACE International USA entre el 2017-2019 sirviendo como Director de la Región 10 (América Latina).
Su formación es en Ingeniería Civil; sin embargo, esto se complementa con una visión estratégica de negocios y su Full-Time MBA de la Escuela de Negocios de Vlerick (Bélgica). Sus profundos conocimientos y experiencia en las mejores prácticas de control de proyectos están ampliamente validados con certificaciones internacionales en las esferas de la gestión de proyectos y de costos. Sus credenciales como Certified Cost Professional (CCP), Earned Value Professional (EVP), Project Management Professional (PMP) y Primavera P6 EPPM Certified Specialist son un testimonio de las habilidades de gestión e interpersonales de Jeancarlo.
Trabaja actualmente como Gerente de Planificación para BAM Nuttall en un proyecto ferroviario con inversión de £4.3 B en el Reino Unido (Transpennine Route Upagrade), conectando la ciudad de Manchester con Leeds.

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